The Lesson that We Got

Banyak orang yang berkata, setiap dari perpisahan selalu membawa sebuah makna. In every goodbye, there's always the good thing.

Tak terasa waktu bergulir dengan sangat cepat, tugas-tugas pun tak terasa telah dapat dilalui semuanya. Semester yang lumayan penuh dengan kegilaan ini pun tinggal sedikit lagi, lalu kembali akan dilanjutkan ke semester berikutnya yang mungkin juga akan penuh kegilaan lainnya.

Mata kuliah Analisis Sistem Informasi... Dilihat dari namanya, sejak awal saya sudah menduga bahwa pelajaran ini bermain dalam logika berpikir dan bukanlah sekedar hapalan. Tentu saja ini bagus, karena menghapal adalah hal yang berat... Dikarenakan saya lebih bisa membuat suatu pernyataan dalam waktu singkat atau saya sering menyebutnya dalam 3 detik, dibanding dengan harus menghapal titik koma dalam suatu teks. Itu hal yang berat... karena pada akhirnya saya suka mengubah kata-kata yang berada di dalamnya menjadi kata-kata yang lebih mudah untuk saya cerna sendiri.

Nah, kembali ke mata kuliah Analisis Sistem Informasi, selama satu semester ini, saya merasa pola pikir kami semakin dilatih agar dapat berpikir lebih kritis dan lebih luas, bukan hanya memandang hal dari satu sudut, namun juga dari sudut lainnya. Selain itu, kami pun dilatih untuk kembali rajin membaca dan menulis (*membaca dan menulis merupakan penyakit akut bagi sebagian besar pelajar), tentu saja ini merupakan hal yang baik, walaupun pada awalnya juga terasa berat dan agak malas. Namun, itu sudah berhasil dilewati.

Banyak rumor yang beredar bahwa dosen yang mengajar sangatlah ketat dan bahkan tidak boleh bernapas, lalu saya berpikir kalau tidak boleh bernapas, ada baiknya mata kuliah ini jangan diambil dulu, saya harus berlatih menahan napas lebih lama...haha... tapi ternyata kenyataannya berbeda, Pak Sofyan memang tipikal yang ketat namun tetap membiarkan kami bernapas, bila tidak saya tidak mungkin sanggup menulis blog pada akhir semester ini. Selama pelajaran, kami dapat bernapas lega dan saya merasa cara pengajarannya juga bagus, ketat tapi santai. Ketat agar sesuai tujuan, namun santai agar dapat berkreasi dan berkembang.

Pembelajaran kelompok merupakan cara yang bagus, karena memang sebagai manusia kita adalah makhluk sosial yang saling berhubungan dan tergantung satu sama lainnya. Namun walaupun demikian, metode kelompok bila dilakukan terus menerus juga akan menemukan titik jenuh. Selain sebagai makhluk sosial, manusia juga adalah individu, dan setiap individu ingin bebas dan berkembang sendiri. Dalam kelompok, pasti ada yang mayoritas dan minoritas, sadar atau tidak sadar, langsung atau tidak langsung, pembedaan demikian akan terjadi. Akan ada yang pendapatnya akan terasa selalu benar atau akan ada yang mengerjakan lebih dibanding dengan yang lainnya. Metode kelompok memang efektif untuk saling bertukar pikiran, namun ada kalanya titik jenuh itu terasa. Kesabaran dari setiap individu ada batasnya, walaupun harusnya kesabaran itu tidak ada batasnya, namun ya tetap saja ada. Mungkin saja ada yang sudah tidak sabar karena selalu merasa minoritas dan akhirnya mematikan potensi dirinya dan menyerahkannya kepada mayoritas, atau bila dibalik yang mayoritas bisa saja merasa tidak sabar karena yang minoritas selalu nampak seperti ogah-ogahan. 

Walaupun demikian, metode pembelajaran kelompok memang paling efektif, ada satu pembelajaran penting di dalamnya, yaitu kerendahan hati. Terkadang sebagai seorang individu, kita melupakan kerendahan hati, padahal seharusnya kita dapat saling berbagi dan membantu satu sama lain. Ini juga merupakan salah satu pembelajaran berharga yang saya terima.

Seperti kata Pak Sofyan yang berdoa agar bertemu lagi di semester berikutnya, semoga saja, tapi tentu saja di mata kuliah yang beda ya Pak... Luluskan kami dengan nilai yang bagus semua ya Pak... Amin.

People may change like the seasons, but the lesson that we got will never change...

Model Data

Model data ialah sekumpulan konsep-konsep yang menggambarkan data, hubungan antar data, batasan-batasan data yang terintegrasi satu dengan yang lainnya.

Sumber : Google

Salah satu model data yang biasa digunakan adalah ERD atau Entity Relationship Diagram. Model ERD ini berpusat pada entitas dan relasi antar entitasnya. Entitas disimbolkan dengan persegi panjang, relasi disimbolkan dengan belah ketupat dan atribut disimbolkan dengan oval.

Dalam hubungan antar entitas, keduanya terkait dengan kardinalitas dan modalitasnya. Kardinalitas seperti hubungan antara entitas itu dengan entitas lainnya berkaitan dengan tiap data yang menyangkut di dalamnya. Kardinalitas seperti one to one, one to many dan many to many.

One to one yaitu hubungan satu ke satu, sedangkan one to many yaitu hubungan satu ke banyak. Many to many yaitu hubungan banyak ke banyak. Secara gampang, hal ini dapat dilihat dengan melihat himpunan yang berada pada pelajaran matematika SD atau SMP :

Sumber : Google

Nah, selain masalah kardinalitas, modalitasnya juga penting. Apakah data tersebut semuanya pasti berpasangan dengan data pada entitas lain pada relasi tersebut. Modalitas disimbolkan dengan | dan O. Penjelasan sederhananya, | menyatakan bahwa entitas yang didekatnya tiap datanya harus berpasangan dengan data pada entitas yang satunya. Sedangkan O menyatakan bahwa tidak semua data pada entitas di dekatnya harus berpasangan dengan entitas yang satunya. Contohnya :

Sumber : Google

Hal yang masih membingungkan adalah bagaimana dengan relasi satu ke banyak, pada relasinya bila terdapat atribut dan dijadikan tabel, atribut kunci dari entitas mana yang harus dilibatkan. Bagaimana menyatakan hubungan antara entitas bila terjadi kemungkinan, adakah simbol decision untuk kasus ERD, misalnya saja kasus rumah sakit, bila pasien rawat inap maka dia akan berhubungan dengan entitas kamar, namun bila dokter menyatakan pasien bisa rawat jalan, maka dia akan berhubungan dengan treatment saja. Apakah semuanya langsung dihubungkan atau memerlukan decision?

Lebih dalam lagi, saya ingin mengetahui bagaimana penerapan ERD dalam kasus sehari-hari secara jelas, dikarenakan selama ini kami mempelajari ERD dengan metode learn by mistake. Pola pikir mengenai model data masih harus ditingkatkan lagi.

PB?

Mendengar kata PB, yang terlintas pertama kali di pikiran lelaki khususnya remaja adalah Point Blank. Namun, yang akan dibicarakan kali ini adalah Point Blank Proses Bisnis.

Proses bisnis adalah kebijakan, struktur, organisasi, sumber daya dan aktivitas yang berjalan teratur pada sebuah organisasi.

Pengertian di atas merupakan pengertian yang saya baca dari presentasi tentang Analisis Proses Bisnis pada semester yang lalu, nah ketika ditanya dan disuruh menuliskan tentang apa yang saya ketahui tentang proses bisnis, saya memberikan jawaban demikian dan dikembangkan sesuai dengan pemahaman pribadi saya.

Proses bisnis merupakan sebuah proses dalam bisnis. Dalam proses tersebut melibatkan banyak faktor, baik dari dalam maupun dari luar, dari dalam seperti kebijakan dari organisasi atau perusahaan tersebut, struktur organisasinya, sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, dan dari luar seperti para customer yang menjadi tujuan dari organisasi tersebut.

Dalam pelaksanaannya, proses bisnis tidak dapat dilakukan sendirian, setiap hal di dalamnya harus dilaksanakan secara bersama atau dengan kata lain membutuhkan kerja sama tim yang bagus. Untuk mencapai hasil maksimal, dibutuhkan tenaga-tenaga yang ahli dan kepala-kepala yang mau berpikir keras demi kemajuan dari proses bisnisnya. Layaknya sebuah peribahasa, satu lidi mudah dipatahkan, namun bila sapu lidi susah dipatahkan, demikianlah sebuah proses bisnis. Dengan semakin banyaknya individu yang terlibat dalam proses bisnisnya dan individu tersebut berpotensi dan memiliki tujuan yang sama dengan organisasinya, maka otomatis proses bisnisnya akan berjalan dengan lancar.

Sebuah ide yang cemerlang bukan hanya datang dari satu orang, namun sekelompok orang. Walaupun ide tersebut dikeluarkan oleh satu orang, tapi stimulus dari orang-orang disekitarnya patut diperhitungkan. Sebuah perusahaan akan semakin maju, bila memiliki daya saing, stimulus dari perusahaan pesaing misalnya atau bahkan antar individu diperusahaan tersebut. Stimulus dan hubungan kerja sama yang baik demi mencapai tujuan tertentu, tentu saja sangat diperlukan dan hasilnya akan semakin maksimal.

Walaupun, dalam pelaksanaannya, dalam setiap proses bisnis pasti akan terbagi-bagi ke beberapa kelompok atau tim kerja, kesatuan dari kesemua tim tersebut tidak boleh sampai hilang, karena bila satu saja bermasalah, maka akan memberikan dampak atau effect ke bagian yang lain. Umpamakan saja, pada bagian marketing dari sebuah perusahaan, bila promosi yang dilakukan pada perusahaan itu tidak bagus, bagaimana mungkin bisa memperoleh pemasukan yang tinggi. Namun walaupun promosinya bagus tapi bagian developernya tidak bagus, mungkin produk tersebut akan laku namun tidak akan bertahan lama. Semuanya harus saling mendukung dan support, karena layaknya meja yang memiliki 4 kaki meja, demikianlah sebuah perusahaan, harus memiliki ke 4 kaki meja yang saling menopang dan mendukung, agar kursi tersebut berguna.

Seperti itulah yang saya pahami tentang proses bisnis, setelah pertemuan tentang analisis proses bisnis. Pada pertemuan di kelas, kami disuruh membuat proses bisnis dari rental mobil. Nah, dari hal tersebut, saya dapat membuat kesimpulan seperti di atas. Ya, tak ada gading yang tak retak, belum sepenuhnya saya memahami tentang proses bisnis ini, ada beberapa bagian yang miss dalam pemahaman saya, yaitu seperti bagaimana suatu keuntungan dari perusahaan masuk ke para pemegang saham atau owner. Apakah hal itu juga termasuk dalam proses bisnis atau hanya dampak dari proses bisnis?

Saya masih ingin mengetahui lebih dalam tentang proses bisnis, tentang detail-detail yang berada di dalamnya, dikarenakan proses bisnis adalah hal yang tidak terelakkan dalam hidup kita. Dalam keseharian, kita selalu terlibat dengan proses bisnis, baik secara langsung maupun tidak langsung. 

Data + Informasi + Knowledge = Sistem Informasi

Ketiga hal tersebut: data, informasi dan knowledge, tidak akan pernah lepas dari sistem informasi. Nah, untuk memahaminya secara lebih lanjut, proses pembelajarannya menggunakan cara BINGO. Salah satu cara unik untuk memahami materi yang diajarkan, dikarenakan biasanya bingo dimainkan ketika sedang bosan dalam suatu pelajaran *ups. Bingo kali ini berisi dengan istilah-istilah pada sistem informasi, bukan angka-angka seperti permainan pada biasanya. Namun, sayang sekali saya tidak mengikuti bermain bingo ini, padahal saya juga ingin mencobanya. Terlepas dari bingo, kembali ke pokok pembahasan yaitu sistem informasi.

Menurut saya, sistem informasi adalah kumpulan dari elemen yang saling terkait, bekerja sama dan berhubungan untuk menghasilkan suatu informasi yang bermanfaat pada waktu tertentu.

Sebenarnya apa itu sistem informasi?

Sistem informasi adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan distribusi informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, pengendalian, analisis dan visualisasi dalam organisasi.

Ketiga hal yang disebutkan diatas, sebenarnya siapakah mereka?

• Data ialah kumpulan fakta-fakta dasar yang merepresentasikan nilai, kuantitas, konsep dan jumlah dalam kegiatan bisnis. Data akan bermanfaat jika dapat menghasilkan suatu informasi yang berguna. Contoh sederhananya ialah ketika melihat level bensin di samping speedometer motor ataupun mobil, berapa level bensin yang masih tersedia merupakan data yang akan menghasilkan informasi apakah pemilik sudah harus mengisi bensin ataupun belum.
• Informasi adalah kumpulan data (fakta) yang telah diolah/diproses dan disimpulkan sehingga menghasilkan fakta yang memiliki nilai tambah.
• Knowledge atau pengetahuan adalah dapat memahami informasi yang diperoleh dari pengalaman/ studi dan menghasilkan kemampuan untuk melakukan kegiatan yang efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan masyarakat.

Terdapat beberapa unit dalam IS Model yang saling bekerja sama untuk mengolah data menjadi informasi, yaitu sebagai berikut :

• Data Resouces

Berbicara tentang bagaimana suatu sumber data dihimpun, diformat, disimpan dan dientri sehingga dapat mengetahui apa saja yang dapat dihasilkan, serta bagaimana caranya sehingga dapat menjadi data yang baru.

• Hardware Resources

Teknik pemasukan data yang didukung oleh Hardware (perangkat keras). Hal-hal yang harus diperhatikan yaitu datanya diinput menggunakan apa, kecepatan olah data berapa, bagaimana bentuk output, bagaimana karakteristik prosesor, memori dan penyimpanan (Harddisk).

• Software Resources

Sub sistem perangkat lunak yang memungkinkan sebuah komputer bisa bekerja dengan program yang ada untuk mengolah data sehingga bisa menghasilkan informasi. Software merupakan faktor pendukung bagi Hardware untuk menghasilkan suatu informasi, jadi apabila tidak ada Hardware, Software pun tidak dapat bekerja begitupun sebaliknya.

• People Resources

Berkaitan dengan kemampuan pengguna / user untuk mengoperasikan Software dan Hardware. Softwarenya pun harus disesuaikan dengan data yang akan diolah. Hal-hal yang harus diperhatikan yaitu siapa yang menggunakan, berapa banyak yang menggunakan dan latar belakang penggunanya karena faktor-faktor tersebut sangat berpengaruh pada informasi yang akan dihasilkan.

• Network Resources

Berkaitan dengan jaringan komputer, media komunikasi dan dukungan jaringan untuk distribusi informasi yang berbasis web. Faktor-faktor pendukung lainnya seperti Hardware, Software dan People harus berjalan dengan baik pula agar pada unit ini, informasi yang dihasilkan dapat berguna bagi user.

Input : Dilakukan oleh People, pada Hardware, menggunakan Software dan melalui Network.

Processing : Dilakukan pada Hardware, menggunakan Software, dioperasikan oleh People, Lintas Jaringan (yang diolah adalah data).

Output : Dihasilkan oleh Software pada Hardware yang menggunakan jaringan, kemudian memproses data dan akan kembali menjadi data yang dapat diolah lagi.

Sistem Control : Memantau apakah Hardware, Software, Network, dan People bekerja dengan benar, inputnya benar dan proses yang dilakukan benar agar dapat diproses dengan baik sehingga menghasilkan informasi yang benar dalam waktu yang sesingkat-singkatnya.

Storage : Merupakan tempat penyimpanan data, dimana data dapat diinput, diproses, diolah, serta dapat diakses melalui web. Dapat juga berfungsi sebagai cadangan data misalnya dengan dibackup/ diduplikasi kedalam Harddisk.

Management Level 

 Tebagi atas 3 level, yaitu : 

• Level Operasional : Menerima data kemudian diolah, berhubungan dengan pencatatan traksaksi, aktivitas harian staf dan dukungan produksi.
• Level Taktis : Mendapatkan informasi dari level Operasional, befungsi sebagai Middle Management yang memiliki kebijakan-kebijakan dalam mendukung tujuan jangka pendek dan aplikasi resouce.
• Level Strategis : Informasi dari level Taktis akan dijadikan knowledge/ pengetahuan di bagian Strategis sehingga mampu menghasilkan strategi-strategi yang mendukung tujuan jangka panjang organisasi.

Pengertian sistem informasi dan IS Model serta management level telah dibahas, setelah ini kelanjutannya apa ya...

to be continued...

Jejak-jejak Analisis

Menjadikan sesuatu menjadi kesatuan yang bergerak secara utuh tentu saja terdiri dari berbagai macam hal yang berbeda namun satu jua (layaknya semboyan Bhinekka Tunggal Ika). Untuk melihat akan isi dalamnya bagaikan melihat jejak-jejak untuk menemukan keseluruhannya.

Mengambil contoh sederhana seperti keyboard yang digunakan yang bertujuan untuk mengetik tulisan ini, terdiri dari berbagai macam tombol yang menggambarkan tiap huruf tersendiri dan berbeda dengan yang lainnya. Andaikata semua tombol di keyboard ini sama maka tidak akan jadi tulisan seperti ini, malah hanya tampak satu huruf saja dan tentu jadi tidak bermakna apapun.

Keyboard ini diumpamakan seperti sistem. Sistem yang bertujuan untuk menginput kata-kata yang ingin kita masukkan ke dalam komputer. Sederhananya demikian. Nah, sistem keyboard ini terdiri dari berbagai macam hal yang berbeda namun memiliki fungsi yang sama, yaitu huruf-huruf pada tombol-tombol yang berbeda yang merepresentasikan alphabet.

Ini merupakan perumpamaan yang dapat saya ungkapkan setelah mengikuti pembelajaran tentang analisis sistem yang dibawakan Pak Sofyan, salah satu dosen dan beliau juga merupakan ketua dari STMIK Kharisma Makassar. Pada proes pembelajarannya, beliau memberikan contoh gunting yang terdiri dari komponen yang berbeda seperti pemotong dan pegangannya (secara sederhana). Andaikata gunting tersebut terdiri dari pemotong semua, bagaimana mungkin kita dapat menggunakan gunting tersebut tanpa memotong (mengiris) dan melukai diri kita sendiri, sama halnya bila gunting tersebut terdiri dari pegangan semua, lalu bagaimana cara kita memotong benda yang ingin digunting? Nah, dari penjelasan beliau yang sederhana mengenai gunting ini, saya mulai lebih memahami tentang sistem dan cara menganalisisnya.

Namun, tentang bagaimana unsur-unsur atau elemen secara lebih dalam dilihat, bagaimana analisis nya dapat dilakukan secara maksimal akan sistem tersebut, hal ini masih harus diasah lebih lanjut dengan pola pikir yang lebih terbuka dan terfokus. Terbuka untuk melihat dari segala sisi dan terfokus untuk tetap pada sistem tersebut dan tidak beralih ke hal lainnya. Dan tentu saja saya berharap Pak Sofyan dapat membantu kami semua untuk bagaimana cara menganalisis yang lebih maksimal lagi.

Mengenai hal lebih lanjut dan lebih dalam, masih harus saya telusuri lebih lanjut dan mengikuti pertemuan berikutnya. Hubungan antara analisis sistem dengan sistem informasi yang merupakan pokok utama dari studi saya ini.

Menurut saya, keterkaitan antara kedua hal itu tentu saja dekat karena dengan analisis yang baik maka sistem informasi yang ada akan menghasilkan informasi yang maksimal, namun apakah hal ini benar...

to be continued...